Organizacja konferencji – o czym należy pamiętać?

2018-07-30

Kongresy czy konferencje branżowe, naukowe bądź handlowe to dla uczestników możliwość uzupełnienia wiedzy i poszerzenia kontaktów. Jak jednak sprawić, aby o wydarzeniu było głośno na długo po jego zakończeniu? Dowiedz się, jak przygotować udany event, którego organizacja będzie dopięta na ostatni guzik.

Od czego zacząć organizowanie konferencji?

Organizacja konferencji to proces rozłożony w czasie. Aby o niczym nie zapomnieć, warto sporządzić listę i następnie konsekwentnie – punkt po punkcie – wykreślać zrealizowane zadania. Jak przebiega organizacja konferencji krok po kroku? W uproszczeniu można uznać, że składa się ona z dwóch etapów.

Konferencje – organizacja pierwszego etapu:

• Ustalenie miejsca, w którym odbędzie się wydarzenie. Może to być hotel lub centrum konferencyjne – najważniejsze, aby uczestnicy nie mieli problemu z dojazdem.

• Zadbanie o catering i obsługę. Programy całodniowych konferencji czy kongresów zawsze uwzględniają przerwy, podczas których na uczestników czeka poczęstunek.

• Przygotowanie zaproszeń i ich wysyłka z wyprzedzeniem. Po zarezerwowaniu sali konferencyjnej można przystąpić do promocji wydarzenia.

Jeżeli organizujesz kongres lub konferencję po raz pierwszy, to dużym wsparciem mogą być dla Ciebie pracownicy obiektu, który wybrałeś.

Organizacja konferencji – przygotuj dodatkowe materiały!

Organizacja konferencji dla firm składa się też z drugiego etapu – przygotowania pakietu konferencyjnego. To zestaw upominków i materiałów, który zostanie wręczony uczestnikom. Mimo że dziś jest on już standardem, to nie należy go traktować po macoszemu.

Paczka obrandowanych materiałów wpisuje się w działania podejmowane w celu budowy pozytywnego wizerunku firmy relatywnie niskim kosztem. Jakie są inne – równie istotne – korzyści płynące z przygotowania takich pakietów?

• Zadbanie o dobre samopoczucie każdego z uczestników wydarzenia. Otrzymanie prezentu zawsze korzystnie wpływa na humor uczestnika, zwłaszcza gdy w torbie konferencyjnej znajduje przedmioty trwałe i funkcjonalne.

• Uczestnicy konferencji stają się reklamą. Organizacja kongresów czy konferencji to z reguły wydarzenia przyciągające uczestników z całego kraju. W rezultacie również materiały posiadające Twoje logo mogą być widoczne w różnych miastach.

• Uczestnicy zachowują dobre wspomnienie o wydarzeniu i marce. Materiały z logo będą przypominać o Twojej firmie i konferencji. Jeżeli będą one trwałe, mogą mieć też wpływ na decyzje zakupowe uczestnika.

Pakiet konferencyjny powinien być tak skomponowany, aby odzwierciedlał wartości Twojej firmy, np. podkreślał jej proekologiczne podejście do biznesu.

W jakie materiały konferencyjne warto zainwestować?

Skoro organizacja konferencji dla firm to także przygotowanie dodatkowych materiałów dla uczestników, to możesz zastanawiać się, jakie produkty zamówić. W skład pakietów konferencyjnych powinny wchodzić użyteczne przedmioty – takie, z których uczestnicy będą mogli korzystać na co dzień, również podczas konferencji. Oto 4 propozycje:

1. Artykuły piśmiennicze

To jeden z najbardziej oczywistych elementów pakietu konferencyjnego. Artykuły piśmiennicze z nadrukiem logo są pożądane, funkcjonalne i – mimo powszechnego wykorzystywania komputerów – wciąż niezbędne w wielu sytuacjach. Nie musisz jednak decydować się na standardowy długopis reklamowy. W zależności od charakteru konferencji możesz zamówić pióro wieczne z logo firmy lub do długopisów dodać zakreślacze w intensywnych, żywych kolorach.

2. Upominki do biura

Organizacja konferencji musi przebiegać bez opóźnień, gdyż jej uczestnikami będą właściciele lub przedstawiciele firm? Zadbaj nie tylko o kwestie organizacyjne, ale również o to, aby w torbach konferencyjnych znalazły się upominki, które będą mogły być wykorzystywane w biurowym środowisku. Do takich gadżetów należy choćby obrandowany pendrive czy powerbank z logo. Możesz też kupić rozgałęziacze USB – w biurach wciąż są one niezastąpione.

3. Ekologiczne gadżety

Interesuje Cię organizacja konferencji dla firm, podczas której poruszane będą zagadnienia związane z odpowiedzialnym i proekologicznym podejściem do biznesu? Nie pozwól sobie na faux-pas – zamów ekologiczne artykuły piśmiennicze. Możesz do nich dokupić ekologiczne notatniki, tworząc w ten sposób atrakcyjny zestaw. Zamiast standardowych torebek konferencyjnych wybierz ekologiczne torby. One również mogą zostać obrandowane, a Ty – jako organizator – zadbasz o swój wizerunek.

4. Torby konferencyjne

W skład pakietu wchodzić mogą też torby konferencyjne z nadrukiem lub torby na laptopa. To praktyczny i jednocześnie niebanalny upominek dedykowany zwłaszcza biznesowym uczestnikom kongresów. Przy zamawianiu akcesoriów do laptopa pamiętaj, aby wybrać różne rozmiary. Dzięki temu każdy z uczestników otrzyma torbę dopasowaną do wielkości posiadanego urządzenia.

Pamiętaj, że organizacja konferencji krok po kroku obejmuje zamówienie identyfikatorów dla uczestników. Przydadzą się zatem smycze reklamowe. Dodatkowym gadżetem mogą być również dopasowane do wydarzenia breloki reklamowe.

Organizujesz konferencję? Wybierz produkty od giftyonline.pl

Organizacja konferencji to duże przedsięwzięcie logistyczne. Jeżeli chcesz, aby Twoja lista zadań się skurczyła, już dziś zapoznaj się z naszą ofertą – znajdziesz u nas różnorodne produkty, które mogą być elementem ciekawych pakietów konferencyjnych.